| Module M3.2: |
ระบบการจัดซื้อ-จัดจ้าง และตรวจรับ
(Purchasing & Inspecting Process System)
|
ระบบการจัดซื้อ-จัดจ้าง และตรวจรับ (Purchasing & Inspecting Process System) ถูกออกแบบให้ทำงานต่อเนื่องตามหลักการของ Economy of Speed คือ ยิ่งต่อเนื่องยิ่งรวดเร็วยิ่งประหยัด โดยจะใช้วิธีการแปลงร่าง (Transform) เอกสารอิเล็กทรอนิกส์(e-Document) และส่งทอดข้อมูลเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) จากแบบฟอร์มหนึ่งไปยังอีกแบบฟอร์มหนึ่ง เช่น จากแบบฟอร์มของการขอใช้เงินงบประมาณ เมื่อได้รับอนุมัติเงิน ก็จะแปลงร่างเป็นใบขอซื้อ (PR: Purchase Request) เมื่อใบขอซื้อ (PR) ได้รับอนุมัติ ก็จะแปลงร่างไปเป็นใบสั่งซื้อ/สั่งจ้าง (PO) และใบตรวจรับ ซึ่งเป็นการลดภาระงานของเจ้าหน้าที่จัดซื้อ-จัดจ้าง หรือ เจ้าหน้าที่พัสดุ(กรณีของภาครัฐ) และจะเปลี่ยนบทบาทจากผู้จัดทำมาเป็นผู้ตรวจสอบข้อมูล หากถูกต้องก็แค่เพียงลงนามอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Signature) หรือ ลงนามดิจิทัล (Digital Signature) แล้วส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์(e-Document) เหล่านั้น ผ่านการเดินเอกสารแบบ e-Workflow เพื่อให้ผู้มีอำนาจลงนามอนุมัติแบบอิเล็กทรอนิกส์ต่อไป และเมื่อตรวจรับคณะกรรมการตรวจรับก็สามารถลงนามอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Signature) เพื่อตรวจรับได้เลย ซึ่งระบบก็จะส่งข้อมูลเหล่านั้นบันทึกเข้าสู่ทะเบียนวัสดุ/วัตถุดิบ/ครุภัณฑ์/ทรัพย์สินเพื่อออกรหัสและสร้างรหัสแท่ง หรือ บาร์โค้ด (Barcode) แล้วนำเข้าคลังสินค้า/วัตถุดิบ หรือ ส่งมอบครุภัณฑ์/ทรัพย์สิน ในขณะที่เอกสารและข้อมูลอีกส่วนหนึ่งจะไปตั้งเรื่อง รอที่ระบบการเงินเพื่อเตรียมเข้าสู่กระบวนการจ่ายเงินต่อไป ระบบนี้มีคุณลักษณะเด่น ดังนี้ |
| |
|
|
ระบบจะทำงานต่อเนื่อง โดยการรับโอนข้อมูลจากเอกสารการขออนุมัติจัดซื้อ/จัดจ้างที่ได้รับการอนุมัติเพื่อนำมาสร้างเป็นเอกสารการจัดซื้อ/จัดจ้าง หรือ เอกสารการแต่งตั้งกรรมการจัดซื้อ/จัดจ้าง และตรวจรับงานได้โดยอัตโนมัติ โดยผู้ใช้งานสามารถเลือกดำเนินการจัดซื้อ-จัดจ้างได้ทุกประเภทตามระเบียบการจัดซื้อ-จัดจ้างขององค์กร หรือ ตามระเบียบพัสดุ(กรณีของภาครัฐ) เช่น ตกลงราคา สอบราคา วิธีพิเศษ วิธีกรณีพิเศษ e-Auction เป็นต้น
|
|
|
ภายใต้การจัดซื้อจัดจ้างแต่ละประเภท ระบบสามารถสร้างเอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้องและจำเป็นต้องใช้ในกระบวนงานของการจัดซื้อ/จัดจ้างแต่ละประเภทได้ เช่น ใบคำสั่งแต่งตั้งกรรมการชุดต่างๆ ใบประกาศจัดซื้อ/จัดจ้าง ใบรับซอง หนังสือนำส่งใบประกาศฯ ใบรับใบประกาศฯ ใบสั่งซื้อ ใบลงรับการรับซอง เอกสารแจ้งรายชื่อผู้รับซอง ผู้ยื่นซอง บันทึกการตรวจคุณสมบัติและการสมยอมราคาของผู้ยื่นซอง ใบประกาศผู้มีสิทธิในการเสนอราคา บันทึกผลการเปิดซอง ใบรายงานผลการพิจารณาการจัดซื้อ/จัดจ้าง ใบประกาศยกเลิก แบบแจ้งวันเวลาและสถานที่เสนอราคา แบบแจ้งข้อมูลให้ผู้ให้บริการตลาดกลาง ใบบันทึกสัญญา ใบรับมอบงาน หรือ ตรวจรับพัสดุ ใบขออนุมัติเบิกเงิน เป็นต้น
|
|
|
การดำเนินงานจะเป็นไปตามการประมวลผลเอกสารดังกล่าวข้างต้น ในขณะที่การตรวจรับ กรรมการตรวจรับสามารถที่จะลงนามอิเล็กทรอนิกส์/ดิจิทัลบนเอกสารการตรวจรับที่ระบบจัดสร้างขึ้นผ่านระบบพัสดุนี้ได้ โดยการตรวจรับจะมีผลต่อการนำพัสดุที่ตรวจรับเข้าสู่คลังพัสดุ การตัดจ่ายงบประมาณ และส่งเรื่องตั้งเบิกผ่านระบบการเงินโดยตรง รวมทั้งสามารถเชื่อมต่อกับระบบ GFMIS (ในกรณีของภาครัฐ) ได้ (หากได้รับอนุญาตและเปิดเผยข้อมูลทางเทคนิคให้เชื่อมต่อ)
|
|
ตัวอย่างหน้าจอ ระบบการจัดซื้อ-จัดจ้าง และตรวจรับ
|
 |
ภาพแสดงหน้าจอทะเบียนการจัดทำใบขออนุมัติจัดซื้อจัดจ้างที่จะทำงานต่อเนื่องจากระบบการขอใช้เงินงบประมาณ
|
 |
ภาพแสดงหน้าจอการแปลงร่างแบบฟอร์มขอใช้เงินงบประมาณเป็น
ใบขออนุมัติจัดซื้อ/จัดจ้าง ใบสั่งซื้อ/สั่งจ้างและใบตรวจรับในคราวเดียวกัน
|
หมายเหตุ:
|
| 1. |
โปรแกรมระบบการจัดซื้อ-จัดจ้าง และตรวจรับนี้ เป็นโปรแกรมลิขสิทธิ์สำหรับติดตั้งบน Server ของท่านเอง (ท่านจะต้องจัดเตรียม Server และ PC ให้พร้อมตามที่กำหนดไว้ในเมนู อุปกรณ์และการติดตั้ง)
|
| 2. |
สำหรับ Module อื่นๆ ที่เหลือ(ที่ปรากฎอยู่ใน "โบรชัวร์ของระบบ CryptBot Hi-Secure e-Office™" จะทยอยเปิดบริการให้เช่าตามมาภายหลัง แต่หากท่านสนใจสามารถสอบถามไปยังบริษัทฯได้ตามหมายเลขโทรศัพท์หรืออีเมล์ด้านล่างนี้ |
| 3. |
วิธีการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Signature) ที่เป็นมาตรฐานใน Module D1.5 ข้างต้นนั้น จะเป็นแบบ Non-PKI Simple Sign และ Non-PKI Server Sign ซึ่งไม่แสดงใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Digital Certificate) แต่อย่างไรก็ตาม ท่านสามารถซื่อการลงนามดิจิทัล (Digital Signature) ของ
CryptBot web-Sign™ เพื่อลงนามแบบแสดงใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ หรือใช้เทคโนโลยี PKI (Public Key Infrastructure) ได้ 2 แบบ คือ Central PKI (ใช้กุญแจกลางของระบบ/องค์กร) และ แบบ Personal PKI (ใช้กุญแจส่วนบุคคลของแต่ละผู้ลงนาม) ซึ่งสามารถดูรายละเอียดได้ที่เมนู ศูนย์โบรชัวร์ |
| 4. |
ระบบการจัดซื้อ-จัดจ้าง และตรวจรับนี้ สามารถต่อขยายให้ใช้งานกับ Module อื่นๆ ของระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document System) และระบบบริหารงานอิเล็กทรอนิกส์ (e-Management System) เพื่อสร้างเป็นระบบวางแผนและบริหารทรัพยากรองค์กร(ERP/M) แบบไร้กระดาษ (Paperless) รวมถึงสามารถต่อเชื่อมกับระบบ MIS, EIS, ERP หรือ Financial System ที่องค์กรมีใช้งานอยู่เดิมเพื่อสร้างเป็นระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์เพียงหนึ่งเดียวได้ โดยไม่ต้องเสียเวลา Login เข้าไปทำงานแต่ละระบบ หากแต่สามารถทำงานผ่านระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์เพียงระบบเดียว โดยการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นสื่อกลางในการนำเข้าข้อมูล ประมวลผล และออกรายงานแบบ Realtime ณ ขณะที่สร้าง-ส่ง-ลงนามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งสามารถดูรายละเอียดของ Module ที่สามารถต่อขยายได้ที่เมนู องค์ประกอบระบบ และดูการต่อขยายระบบได้ที่เมนู การประยุกต์ใช้งาน หรือ ดูรายละเอียดเพิ่มเติมในเอกสาร "การเชื่อมโยง ทุกระบบสารสนเทศ ขององค์กรเป็นระบบ e-Office เพียงหนึ่งเดียว" |
|
