| Module D2.3: |
ระบบการจัดเก็บ และสืบค้นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
(e-Document Archiving & Searching System)
|
เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) ทั้งที่สร้างขึ้นในระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ (e-Office) และที่สแกนจากเอกสารกระดาษที่รับมาจากภายนอก จะถูกจัดเก็บให้โดยอัตโนมัติ ตามประเภทหรือหมวด หรือ วัตถุประสงค์ของเอกสารที่เลือก หรือ ลงทะเบียน ณ ขณะที่สร้าง หรือ ลงทะเบียนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งการจัดเก็บอัตโนมัตินี้ จะเชื่อมโยงการสืบค้นภายใต้เงื่อนไขต่างๆ ได้ โดยมีคุณลักษณะเด่น ดังนี้ |
| |
|
|
จัดเก็บเอกสารโดยอัตโนมัติและสืบค้นตามประเภท ชื่อเรื่อง เจ้าของเรื่อง เลขที่ และช่วงเวลารับ-ส่งเอกสาร และเงื่อนไขการค้นหาอื่นๆ ได้ตามหน่วยงานต้องการ(จักเป็นการออกแบบเฉพาะตามความต้องการของแต่ละหน่วยงาน)
|
|
|
หากใช้ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แบบ XML ของ Module D1.1 (รวมทั้งการนำเอกสารกระดาษจากภายนอกมาลงทะเบียนในระบบและเดินเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ด้วย) ระบบจะนำข้อมูลเอกสารที่สร้างและลงทะเบียนแบบอิเล็กทรอนิกส์นี้เข้าสู่ทะเบียนเอกสารเป็นหมวดหมู่ที่ง่ายต่อการค้นหาโดยอัตโนมัติ ซึ่งอาจจะไม่จำเป็นต้องใช้ระบบตู้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ช่วยในการแยกแยะเอกสารเลย
|
|
|
ระบบการจัดเก็บนี้ จะทำงานร่วมกับระบบสำรองข้อมูลเอกสารที่สามารถแยกสำรองเอกสารที่พ้นเวลาการใช้งาน หรือ แยกเก็บเอสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีจำนวนมากออกไปเก็บในสื่อการจัดเก็บอื่นได้โดยอัตโนมัติด้วย
|
|
ตัวอย่างหน้าจอ ระบบการจัดเก็บ และสืบค้นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
|
 |
ภาพแสดงหน้าจอการลงทะเบียนรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) จากภายนอก
ที่รองรับการจัดเก็บข้อมูลโดยอัตโนมัติ
|
 |
ภาพแสดงหน้าจอการสืบค้นข้อมูลเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) ที่เลือกเงื่อนไขการค้นหาได้
|
หมายเหตุ:
|
| 1. |
โปรแกรมระบบการจัดเก็บ และสืบค้นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์นี้ เป็นโปรแกรมลิขสิทธิ์สำหรับติดตั้งบน Server ของท่านเอง (ท่านจะต้องจัดเตรียม Server และ PC ให้พร้อมตามที่กำหนดไว้ในเมนู อุปกรณ์และการติดตั้ง)
|
| 2. |
สำหรับ Module อื่นๆ ที่เหลือ(ที่ปรากฎอยู่ใน "โบรชัวร์ของระบบ CryptBot Hi-Secure e-Office™" จะทยอยเปิดบริการให้เช่าตามมาภายหลัง แต่หากท่านสนใจสามารถสอบถามไปยังบริษัทฯได้ตามหมายเลขโทรศัพท์หรืออีเมล์ด้านล่างนี้ |
| 3. |
วิธีการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Signature) ที่เป็นมาตรฐานใน Module D1.5 ข้างต้นนั้น จะเป็นแบบ Non-PKI Simple Sign และ Non-PKI Server Sign ซึ่งไม่แสดงใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Digital Certificate) แต่อย่างไรก็ตาม ท่านสามารถซื่อการลงนามดิจิทัล (Digital Signature) ของ
CryptBot web-Sign™ เพื่อลงนามแบบแสดงใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ หรือใช้เทคโนโลยี PKI (Public Key Infrastructure) ได้ 2 แบบ คือ Central PKI (ใช้กุญแจกลางของระบบ/องค์กร) และ แบบ Personal PKI (ใช้กุญแจส่วนบุคคลของแต่ละผู้ลงนาม) ซึ่งสามารถดูรายละเอียดได้ที่เมนู ศูนย์โบรชัวร์ |
| 4. |
ระบบระบบการจัดเก็บ และสืบค้นเอกสารอิเล็กทรอนิกสนี้ สามารถต่อขยายให้ใช้งานกับ Module อื่นๆ ของระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document System) และระบบบริหารงานอิเล็กทรอนิกส์ (e-Management System) เพื่อสร้างเป็นระบบวางแผนและบริหารทรัพยากรองค์กร(ERP/M) แบบไร้กระดาษ (Paperless) รวมถึงสามารถต่อเชื่อมกับระบบ MIS, EIS, ERP หรือ Financial System ที่องค์กรมีใช้งานอยู่เดิมเพื่อสร้างเป็นระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์เพียงหนึ่งเดียวได้ โดยไม่ต้องเสียเวลา Login เข้าไปทำงานแต่ละระบบ หากแต่สามารถทำงานผ่านระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์เพียงระบบเดียว โดยการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นสื่อกลางในการนำเข้าข้อมูล ประมวลผล และออกรายงานแบบ Realtime ณ ขณะที่สร้าง-ส่ง-ลงนามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งสามารถดูรายละเอียดของ Module ที่สามารถต่อขยายได้ที่เมนู องค์ประกอบระบบ และดูการต่อขยายระบบได้ที่เมนู การประยุกต์ใช้งาน หรือ ดูรายละเอียดเพิ่มเติมในเอกสาร "การเชื่อมโยง ทุกระบบสารสนเทศ ขององค์กรเป็นระบบ e-Office เพียงหนึ่งเดียว" |
|
